Pragniemy, by życie toczyło się zgodnie z naszym planem. Szkoły coachingowe, mentalne przekonują nas nawet, że wszystko jest pod naszą kontrolą, a to, co nas spotyka, wynika z naszego myślenia i naszych przekonań. Jednak nie wszystko jesteśmy w stanie kontrolować i kreować.
Czasami przychodzą do nas złe wieści. I musimy je przekazać. Co wtedy zrobić? Jak je przekazać? Wiadomość o chorobie, utracie pracy, która zabezpieczała byt materialny rodziny, informacja o zdradzie, o śmierci wreszcie.
Generalnie uciekamy od konfrontacji ze złymi wiadomościami. Nie chcemy ich przekazywać dalej, czasami nawet osobom, którym należy je powiedzieć. Dlaczego uciekamy? Sami nie umiemy ich zaakceptować oraz nie wiemy, jak tę informację przyjmie inna osoba. Strach przed czyjąś reakcją powstrzymuje nas często, by nie być złym posłańcem. Boimy się wziąć niejako odpowiedzialność za przekazywane wiadomości. W dużych firmach managerowie są specjalnie szkoleni, jak przekazywać złe informacje pracownikom – jak zwalniać ludzi, jak wykluczać ich z projektów, jak odmawiać podwyżki lub odmawiać udzielania urlopu w upragnionym przez pracownika terminie.
Na co uważać?
Przede wszystkim musimy pamiętać, że zła informacja jest taka, jaka jest. Jest informacją, która sprawi, że jakość życia stanie się gorsza. Nie jest przyjemna i łatwa do komunikowania, ale jeśli już musimy ją przekazać, warto pamiętać o kilku ważnych aspektach.
- Przygotuj się do rozmowy. Pomyśl, jak ty byś zareagował na taką informację. Przewiduj, jak skrajne mogą być emocje twojego rozmówcy. Jeśli je zbierzesz, prawdopodobnie reakcja osoby, która usłyszy od ciebie złą informację, nie zaskoczy cię.
- Akceptuj reakcje rozmówcy. Ma prawo do szoku, łez, ciszy, wzburzenia. Żadna z reakcji nie jest niewłaściwa lub wstydliwa. Zachowaj spokój i jasność umysłu.
- Zaplanuj rozmowę. Niech nikt wam nie przeszkadza. Wybierzmy miejsce i czas. Odpowiedni i z dużym komfortem. Rozmowa powinna być krótka i rzeczowa, od 3 do 5 zdań oraz powinna mieć krótki wstęp. Bez zbędnego budowania atmosfery, nastroju czy pogawędki. Możesz powiedzieć, że jest ci także trudno o tym rozmawiać… Wyraź w jednym, dwóch zdaniach swoje emocje, ale nie skupiaj się na nich. Przejdź od razu do rzeczy. W jasnych i klarownych zdaniach, spokojnym głosem, pewnie przekaż to, co musisz powiedzieć bez zbędnych słów i opisów rozmywających sens wypowiedzi. Używaj nieskomplikowanych słów, bez zbędnego słownictwa specjalistycznego. Osoba, słysząc złe informacje, może w stresie nie rozumieć słów, które nie są używane codziennie.
- Zaproponuj od razu jakieś działanie. Powiedz, jakie mogą być dalsze kroki. Upewnij się, że osoba ochłonęła nieco i jest w stanie realnie przyjąć propozycję konkretnego działania. Może będzie potrzebowała konkretnego wsparcia po usłyszeniu trudnych słów, które zmienią jej życie na gorsze. Wskaż miejsce, gdzie może szukać pomocy. Nie znaczy to, że masz pocieszać osobę, która musi się zmierzyć z nową rzeczywistością. Tanie pocieszanie zwykle w pierwszej fazie nie wnosi wiele do sytuacji osoby w nowym położeniu psychicznym. Raczej daj odczuć, że jesteś z nią w tej sytuacji, gotowy do zrozumienia jej emocji i przeżyć.
- Po zakończeniu rozmowy daj sobie też czas na odpoczynek. Nie miej poczucia winy, że przekazałeś złe wieści. Podjąłeś słuszną decyzję. Ale przekazywanie złej informacji jest równie obciążające, co jej otrzymanie. Dlatego znajdź wsparcie także dla siebie. Porozmawiaj z przyjacielem, współpracownikiem. Podziel się swoimi emocjami związanymi z tą trudną rozmową. Odpocznij, zrelaksuj się.
Życie to także pokonywanie jego trudnych etapów. Czasami jesteśmy osobami, które jako pierwsze muszą przekazać komuś złe wiadomości. Czasami musimy stawić czoła temu, co nas często przerasta. Czasami musimy wykazać się łagodnością i stanowczością jednocześnie, jasnym i klarownym komunikatem nawet dla złych i trudnych wiadomości z jednoczesnym okazaniem empatii i akceptacji trudnych emocji dla osób, których te wiadomości dotyczą. Obyśmy mieli jak najmniej złych wieści do przekazywania, a jeśli już musimy to robić, czyńmy to z empatią i troską o innych.