Zewnętrzne sterowniki, jakimi były dotychczas terminy, spotkania, fizyczna obecność i nadzór nauczyciela, szefa, współpracownika – przestały istnieć. Codzienność opiera się teraz na samoorganizacji i samodyscyplinie. Umiejętność zarządzania sobą w czasie – choć pożądana zawsze – teraz szczególnie się o swoje prawa upomina.

Bo dzień zdalnego życia ma swoją podstępną specyfikę. Niby się snuje, ale jednak niepostrzeżenie ucieka. Często towarzyszy mu chaos i dezorganizacja oraz poczucie zawieszenia pomiędzy niesprecyzowanymi obowiązkami. Chyba szczególnie dotyczy to młodzieży.

Jak zorganizować sobie dzień życia zdalnego, aby był spokojny, ale i efektywny? Oto kilka porad i niezbędnych rekwizytów.

 

Lupa

Zaczynamy od obserwacji. Przyjrzyj się przez kilka dni swojemu życiu: o której wstajesz, co robisz, zanim podejmiesz obowiązki, jak długo trwa twoja praca, nauka, przyrządzanie posiłków, twój wolny czas itd. Przez kilka dni zapisuj dosłownie wszytko, co w ciągu dnia robisz i ile zajmuje ci to czasu. Przyjrzyj się też, które z tych czynności lubisz, a których nie i jak się to przekłada na twoje zaangażowanie.

Na tym etapie poobserwuj także swój organizm. Kiedy ci się pracuje najefektywniej (rano czy wieczorem), w jakich warunkach (przy muzyce, w ciszy, w jakim pomieszczeniu), kiedy zaczynasz czuć się zmęczony (po ilu godzinach pracy, po jakich zadaniach), co cię regeneruje (spacer, telefon do przyjaciela, film).

Zbierz w ten sposób wszystkie informacje o swojej aktywności i swoich możliwościach psychofizycznych.

 

Kartka, karteczki, notesik i długopis

Następny krok to ocena. Oceń, które z tych czynności są ważne lub mniej ważne, a które są pożeraczami czasu. Zwłaszcza przy tej ostatniej grupie postaraj się o krytycyzm. Policz też, ile razy przerywałeś daną czynność i ile razy do niej wracałeś. Namierz rozpraszacze (powiadomienia w telefonie, włączony w tle telewizor, miska z chipsami na biurku).

Kartka i długopis przydadzą się także do wyrabiania nowego nawyku – zapisywania spraw, które należy załatwić (zapłacić rachunek, zrobić kosztorys, wypożyczyć strój na bal karnawałowy, zadzwonić do cioci). Notuj wszystko. Nie przechowuj w pamięci. Po pierwsze nigdy nie będziesz mieć pewności, czy o czymś nie zapomniałeś, po drugie – zmęczysz się. Mózg zmuszony do ciągłej aktywności (w tym przypadku do wysiłku, aby o niczym nie zapomnieć) naprawdę zużywa sporo energii. A tej potrzebujesz przecież do koncentracji, kiedy już przystąpisz do wykonywania zadania.

 

Planner i kalendarz

Dopiero z taką wiedzą o swoich aktywnościach, nawykach, wydajności oraz z plikiem karteczek z zadaniami przystąp do planowania. Planowanie to myślenie dwa, trzy kroki naprzód. To po prostu lista spraw do załatwienia danego dnia lub tygodnia (nauka, praca, obowiązki domowe, spotkania towarzyskie, samorozwój, relaks, sport). Kiedy sporządzamy listę zakupów, zazwyczaj przechadzamy się po kuchni, domu i notujemy, czego brakuje. Podobną strategię zastosuj w przypadku listy spraw do zrobienia. Wpisz na nią zadania z karteczek oraz to, co chciałbyś w ciągu dnia zrobić.

A następnie uporządkuj według priorytetu na ważne, mniej ważne, mogące poczekać. Na górze listy umieszczaj zadania najważniejsze. Planuj je też na czas swojej największej wydajności.

Zadania duże (np. nauka całego działu z biologii) rozłóż na mniejsze kroki. Pomyśl, ile każdy krok zajmie ci czasu i kiedy realnie możesz go zrealizować. Każdemu krokowi przypisz określony czas na liście zadań do zrobienia. Zostaw sobie też rezerwę na nieprzewidziane okoliczności – taką amortyzację czasową. Duże zadania rozpisuj na kilka dni.

Koniecznie pomyśl też, czego potrzebujesz, aby zadanie wykonać. Na przykład przed upieczeniem ciasta musisz znaleźć przepis i zrobić zakupy, a przed napisaniem referatu powinieneś zdobyć konkretną książkę, a jeszcze wcześniej sprawdzić katalog, by wiedzieć, w której filii Miejskiej Biblioteki Publicznej ją dostaniesz. A więc dzięki takiemu rozłożeniu czynności na małe kroczki będziesz mógł połączyć zadania i w drodze po książkę zrobić również zakupy potrzebne do ciasta. Wykonanie tych zadań osobno niepotrzebnie zabierze ci dodatkowy czas, który mógłbyś przeznaczać na przykład na pochłonięcie dwóch rozdziałów nowej powieści Murakamiego.

 

Zegar lub stoper

Działaj według time boxingu, czyli pracuj blokowo. Wyznacz sobie czas na poszczególne zadanie, a po jego upływie przejdź do następnego punktu z listy. Bądź twardy. Nie przedłużaj czasu przewidzianego na dane zadanie. Wspomóż się zegarem lub stoperem.

Skup się na jednej kluczowej aktywności. Dopiero kiedy ją skończysz, weź się za kolejny punkt z listy. Nasze mózgi nie lubią multitaskingu.

Żeby metoda time boxingu mogła być skuteczna, należy też wyeliminować rozpraszacze (ich listę zrobiłeś na etapie obserwacji) – np. wyłącz telefon, program pocztowy, telewizor, schowaj chipsy. Jedno zadanie w zależności od naszych możliwości (znów sięgnij po dane z etapu obserwacji) powinno trwać od 30 minut do 90. Na dany dzień planuj maksymalnie trzy większe zadania.

Nie umieszczaj obok siebie zadań podobnych. Umysłowe przeplataj fizycznymi. Na przykład po napisaniu konspektu referatu idź do kuchni i obierz warzywa na obiad.

Bezwzględnie pamiętaj o przerwach pomiędzy blokami. I znów – wybieraj taki rodzaj odprężenia, który jest dla ciebie najlepszy (chwila muzyki, drzemka, spacer na świeżym powietrzu).

 

Czego dobrego można się spodziewać po planowaniu?

Przede wszystkim spokoju. Ale oczywiście także oszczędności czasu i skuteczności działania, a więc satysfakcji. Nie mniej ważna jest też możliwość kształtowania lepszego charakteru i usposobienia – solidności, wydajności, sumienności, niezawodności. Na naszej skutecznej organizacji zyska też rodzina. Kogo? Domownika spokojnego, pogodnego, życzliwego i wyrozumiałego. Nie do przecenienia.