Każda osoba pracująca, tworząca, ucząca się potrzebuje swoistego ładu wokół siebie i w sobie. Po co? By być bardziej efektywnym, ale przede wszystkim, by panować nad swoją pracą, emocjami z nią związanymi. Po to przede wszystkim, by zachowywać spokój mimo presji, ilości obowiązków, by móc zachowywać skupienie na określonych celach i realizacji projektów małych czy dużych. By zwyczajnie być ostatecznie szczęśliwą osobą, która pracując, nie jest przytłoczona pracą, ale potrafi również dzielić się z innymi swoim panowaniem nad obowiązkami i zorganizowaniem, wprowadzając ład i atmosferę spokoju między ludźmi.

David Allen napisał podręcznik Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań. Trzeba przyznać, że mimo szczytnego celu, czyta się go dość opornie. Na jego bazie powstał też podręcznik GTD w praktyce. 10 kroków do efektywności bez stresu. Nie jest on zbyt odkrywczy, ale może pomóc uporządkować myślenie o swoich obowiązkach, zadaniach i projektach, a tym samym realnie wpłynąć na poziom zadowolenia, szczęścia i satysfakcji z pracy i życia w ogóle.

Prosta ocena rzeczywistości, w jakiej jesteś, pozwala wyjść z punktu, w jakim się znajdujesz, by potem podjąć 5 kluczowych kroków strategii Getting Things Done:

  1. Gromadzenie – to świadome przyjmowanie spraw przychodzących: wirtualnych (SMS-y, e-maile), ale i papierowych (dokumenty, pisma) w jedno miejsce.
  2. Analizowanie – to intensywne ocenianie, na ile dane przychodzące do ciebie są ważne, na ile możesz je odsunąć na później, a na ile musisz się nimi zająć od razu.
  3. Porządkowanie – niezbędny etap, by rozdzielić przychodzące dane dla poszczególnych obszarów działania do narzędzi, takich jak: kalendarz, listy projektów i działań, skoroszyty, teczki projektów i działań. Umożliwia to zaszeregowanie danych i niepozostawienie ich jako spraw wiszących nad głową.
  4. Przegląd – jedną z kluczowych metod GTD jest „weekly review”, czyli tygodniowy przegląd zadań i spraw. Jest on niezbędny, by przekonać się, co konkretnie należy zrobić w każdym dniu, ale i mieć zawsze przed oczyma cel końcowy – minimum tygodniowy.
  5. Działanie – niby działanie jest oczywiste, ale jednak warto się zastanowić nad jakością naszego działania. Musimy zawsze mieć w głowie, że to, co robimy, ma nas prowadzić do osiągnięcia założonego celu. Nie ma działania na zasadzie „może się uda”. Jest to bowiem sabotowanie swojego działania. Jego skuteczność zaczyna się w naszym nastawieniu od momentu realizacji danej sprawy.

Wciąż powracającą myślą w Getting Things Done jest założenie, iż nie czas zmienia rzeczy, ale to my sami jesteśmy źródłem wszelkiej zmiany.

Warto wprowadzić metody działania będące źródłem spokoju i niwelowania stresu związanego z gromadzeniem się nadmiaru spraw. Dlatego warto wprowadzić jakąś metodę, by uzyskać system powtarzalny i skuteczny. Oto kilka rad pomocnych przy gromadzeniu informacji i danych:

  • gromadź wszystko w jednym inboxie (osobnym dla pracy zawodowej, innym dla domowych spraw) i opróżniaj go regularnie do zera;
  • wybierz narzędzia do ich gromadzenia;
  • oczyść umysł – to dość enigmatyczne zadanie polega na spisaniu wszystkiego, co zaprząta twój umysł na papierze lub w komputerze czy na innym nośniku (dyktafon, telefon), by osiągnąć stan oczyszczenia umysłu, który jest potrzebny do świeżego myślenia, pobudzania kreatywności i szukaniu nowych inspiracji.

Ma to wielkie znaczenie dla systematycznej pracy i poczucia panowania nad swoją pracą i sprawami. Zasada 2 minut np. w odpowiadaniu na maile może pomóc ci opróżnić skrzynkę mailową do zera. Któż z nas nie ma kilkudziesięciu, kilkuset nieprzeczytanych maili na skrzynce? Wraz z tym efektem przyjdzie twój spokój i poczucie kontroli oraz sukcesu.

W porządkowaniu zwróć uwagę na:

  • listy i zadania, które są najbliższe;
  • używanie folderów dla lepszej organizacji;
  • śledzenie swoich projektów na jednej liście (ich postępy i fazy).

Ostatecznie przeglądaj swoje zadania nie tylko w systemie „przeglądu tygodniowego”, ale także „dziennego”. Pomoże to zdobyć pełną kontrolę nad postępami, jakie możemy osiągać. Przeciętna osoba potrzebuje od 60 do 90 minut dziennie na całościowe przyjęcie, segregację i przeglądanie oraz działanie związane z nadchodzeniem nowych danych i spraw, maili oraz pism, dokumentów i pomysłów. Wydaje się to mało, ale i dużo jednocześnie. Jednak nie czas jest głównym problemem, a skupienie na tym, iż powinniśmy zwrócić swoje myśli ku sprawom, które wymagają naszej uwagi. Zbyt pochopnie lub lekko traktujemy sprawy i informacje, które czekają na swoje uporządkowanie i działanie, dlatego gromadzimy albo sterty papierów, w których nie możemy się odnaleźć, albo setki maili i dokumentów, które jak ciężar u szyi ciążą coraz bardziej, im jest ich więcej i im dłużej nie robimy z nimi nic, odkładając je na lepszy czas.

Na początku tego roku zachęcam do znalezienia swojej metody na uporządkowanie i system twórczego reagowania na to, co robimy lub tworzymy. Metoda Getting Things Done Davida Allena może w tym pomóc. A lekkość wynikająca ze świadomości niezalegania spraw i pomysłów jest bezcenna.